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E-Mail Verschlüsselung

Datev E-Mail Portal

Mit Inkrafttreten der neuen Datenschutz-Grundverordnung am 25. Mai 2018 verpflichtet uns der Gesetzgeber auch zu einem sicheren, verschlüsselten E-Mail Versand, wenn darin personenbezogene Daten enthalten sind.

Aus technischer Sicht gibt es mehrere Möglichkeiten, die Vertraulichkeit und die Sicherheit der E-Mails zu gewährleisten. Wir haben verschiedene Lösungen und Anbieter geprüft und uns für das Angebot der Datev eG entschieden, weil es alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, für unsere Mandanten einfach zu handhaben und erweiterbar ist.

Die Handhabung

Wenn Sie die erste verschlüsselte Mail von uns erhalten, bekommen Sie eine Standardinformation der Datev eG zugesandt, in der der genaue Ablauf beschrieben ist. Die Mail beinhaltet einen Anhang mit dem Namen “secure-email.html”. Ein Doppelklick auf diesen Anhang öffnet Ihren Standardbrowser und leitet sie auf das Portal. Sie müssen sich, zumindest bei der ersten Mail, an diesem Portal anmelden und ein Passwort hinterlegen. Danach können Sie die Mail lesen und auf Wunsch exportieren, um Sie in Ihrem lokalen Mailsystem abzulegen. Über dieses Portal können Sie sich auch anmelden, um uns eine verschlüsselte Mail zu senden.

Solange Sie kein eigenes S/Mime Zertifkat hinterlegt haben, bekommen Sie nur die Information, dass eine Mail für Sie vorliegt und Sie müssen jedes Mal die Mail im Portal öffnen, lesen und ggf. exportieren.

Die Handhabung von verschlüsselten E-Mails wird wesentlich vereinfacht, wenn Sie für Ihre E-Mail-Adresse ein eigenes Zertifkat erwerben und im Portal hinterlegen. Danach werden alle verschlüsselten E-Mails direkt an Sie weitergeleitet, ohne dass Sie das Portal nutzen müssen. Darüber hinaus gibt Ihnen ein eigenes Zertifkat auch die Möglichkeit, nicht nur mit uns, sondern auch mit Ihren Geschäftspartnern, gesetzeskonforme und sichere E-Mails zu senden und zu empfangen.

Ein eigenes Zertifikat

Im Internet findet man unter dem Stichwort “S/MIME Zertifikat” eine Vielzahl an Anbietern, die für die verschiedenen Anwendungen Zertifkate anbieten. Wir wollen an dieser Stelle keinen Anbieter favorisieren, aber Ihnen ein paar Möglichkeiten nennen, die sich unter bestimmten Voraussetzungen anbieten.

Wenn sie keinen eigenen Mailserver betreiben, sollten sie prüfen, ob Ihr Anbieter nicht standardmäßig ein Zertifkat anbietet, was Sie nutzen können. Oft gehört das zum Angebot oder ist gegen einen geringen Aufpreis zubuchbar. Das betrifft alle bekannten E-Mail Anbieter wie z.B. Web.de, Strato, 1 und 1, Google, Yahoo, GMX und die vielen anderen, die hier nicht genannt wurden.

Für Kunden der Telekom, T-Mobil oder T-online gibt es eine zusätzliche Möglichkeit, ein Zertifkat zu beziehen. Die “Telekom Deutschland GmbH” und das “Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie” haben eine Software entwickelt, die Ihnen die Möglichkeit bietet, kostenlos ein Zertifkat zu beziehen und zu installieren. Die Installation der Software ist selbsterklärend, die Beantragung des Zertifkates sehr einfach und es wird automatisch in den ausgewählten Anwendungen auf Ihrem Computer installiert. Anmelden und authentifizieren können Sie sich mit Ihren Telekom Login Daten oder einem maschinenlesbaren Personalausweis. Sie können auch ein Zertifkat beantragen, wenn Sie keine Mailadresse der Telekom haben, aber eine Kundennummer.

Weiter Informationen und das Programm finden sie unter: Volksverschlüsselung

Für Mandanten mit eigenem Mailserver finden sie Informationen unter: KEY2B